Trainee Executive Assistant/Operations, Finance & Marketing

TRAINEE EXECUTIVE ASSISTANT / OPERATIONS, FINANCE & MARKETING

Scipio & Partners | Valencia, Spanien

Bitte die komplette Stellenanzeige bis zum Ende lesen, um nicht direkt wegen Formfehler abgelehnt zu werden.

HINWEIS ZUM STANDORT

Diese Position ist in SPANIEN angesiedelt, idealerweise in VALENCIA.

Die Ausschreibung wird bewusst auch in München und anderen internationalen Märkten veröffentlicht. Sie richtet sich jedoch ausschließlich an Kandidatinnen und Kandidaten, die bereits in Spanien leben oder bereit sind, dauerhaft nach Spanien umzuziehen.

ÜBER SCIPIO & PARTNERS

Scipio & Partners ist eine international tätige Strategieberatung, die Strategie nicht nur entwickelt, sondern konsequent in Umsetzung und laufende Steuerung überführt. Wir arbeiten mit Führungsteams aus Konzernen, Familienunternehmen, Private-Equity-Häusern, Scale-ups und dem öffentlichen Sektor in Europa, Nordamerika und APAC.

Unser Operating Model unterscheidet sich bewusst von klassischen Strategieberatungen. Wir arbeiten ohne Pyramiden, ohne überflüssige Hierarchien und ohne die Trennung von Denken und Handeln. Strategien werden von erfahrenen Praktikern entwickelt, die für Umsetzung, Wirkung und Ergebnisse verantwortlich bleiben.

Qualität ist bei uns kein Marketingversprechen, sondern systemisch verankert. Wir setzen hohe Standards über gesamte Programme hinweg durch, auch gegenüber externen Partnern. Klienten erleben uns als Partner auf Augenhöhe. Unsere Arbeit ist geprägt von Klarheit unter Druck und Umsetzung, die in der Realität trägt.

Diese Rolle ist vor diesem Hintergrund kein klassischer Assistenzjob. Sie ist eine zentrale Schaltstelle der Organisation und richtet sich an Persönlichkeiten, die Verantwortung suchen und bereit sind, an einer hohen Messlatte zu arbeiten.

DIE ROLLE AUF DIE DU DICH BEWIRBST

Du arbeitest direkt und persönlich für den Geschäftsführer von Scipio & Partners. Darüber hinaus übernimmst du operative Verantwortung in den Bereichen Executive Assistance, Finance, Marketing, interne Organisation und ausgewählte Kundeninteraktionen.

Die Rolle ist bewusst breit angelegt. Sie verbindet operative Exzellenz mit strukturellem Denken und projektbezogener Entlastung. Ziel ist es, den Geschäftsführer wirksam zu entlasten und gleichzeitig zentrale Abläufe der Firma zuverlässig, professionell und vorausschauend sicherzustellen.

= DEINE VERANTWORTUNGSBEREICHE =

EXECUTIVE ASSISTANCE

· Steuerung von Kalendern, Reisen, Kommunikation und Prioritäten des Geschäftsführers

· Vorbereitung, Strukturierung und Nachhalten von Themen, Entscheidungen und Zusagen

· Sicherstellung eines reibungslosen operativen Tages- und Projektgeschäfts

· Aktiver Schutz von Zeit, Fokus und Entscheidungsqualität

FINANCE & ACCOUNTING

· Verantwortung für die laufende Finanzbuchhaltung

· Strukturierte Erfassung und Pflege von Rechnungen, Belegen und Zahlungsübersichten

· Vorbereitung und saubere Übergabe an externe Steuerberater

· Sicherstellung von Transparenz, Nachvollziehbarkeit und Sorgfalt

MARKETING, PRÄSENZ & KOMMUNIKATION

· Pflege und Weiterentwicklung der Unternehmenswebsite

· Betreuung und Koordination von Social-Media-Aktivitäten

· Frontend-nahe Aufgaben als virtuelle Rezeption gegenüber Kunden

· Sicherstellung eines konsistenten, professionellen Außenauftritts der Marke

OPERATIVE UND STRATEGISCHE ENTLASTUNG

· Einbindung in strategische Initiativen und interne Projekte

· Unterstützung in ausgewählten Kundenprojekten als Entlastungs- und Strukturierungsfunktion

· Vorbereitung von Unterlagen, Entscheidungsgrundlagen und Arbeitsmaterialien

· Konsequentes Nachhalten von To-dos, Deadlines und Abhängigkeiten

PRÄSENZ UND MOBILITÄT

· Wohnsitz in Spanien ist zwingend erforderlich, idealerweise in Valencia

· Bereitschaft, vor Ort Aufgaben im Auftrag der Firma zu übernehmen

· Reisebereitschaft für Events, Meetings und Projekte im In- und Ausland, zu Beginn begrenzt, perspektivisch zunehmend

= KOMPETENZEN, DIE AB TAG 1 VORHANDEN SEIN MÜSSEN =

Diese Kompetenzen sind Voraussetzung. Das Trainee-Programm dient der Vertiefung und Skalierung, nicht dem Aufbau von Grundlagen.

ARBEITSWEISE UND QUALITÄT

· Fähigkeit, strukturiert, sauber und nachvollziehbar zu arbeiten

· Sehr hohes Maß an Genauigkeit und Sorgfalt

· Fähigkeit, Aufgaben vollständig zu Ende zu denken und konsequent abzuschließen

· Eigener Anspruch an hohe Arbeitsqualität, auch ohne Kontrolle

DENKEN UND ORGANISATION

· Klar ausgeprägtes logisches Denkvermögen

· Fähigkeit, Informationen zu priorisieren und Komplexität zu strukturieren

· Verlässlicher Umgang mit mehreren parallelen Themen

· Ordnungssinn in Prozessen, Dokumenten und Kommunikation

SELBSTSTEUERUNG UND HALTUNG

· Eigenständiges Arbeiten ohne permanente Anleitung

· Bereitschaft, Verantwortung zu übernehmen und Entscheidungen vorzubereiten

· Proaktive Identifikation von Risiken, offenen Punkten und Verbesserungspotenzial

· Zuverlässigkeit im Umgang mit Deadlines und Zusagen

KOMMUNIKATION UND AUFTRETEN

· Klare, präzise und professionelle Kommunikation

· Sicheres Auftreten gegenüber internen und externen Ansprechpartnern

· Diskreter und verantwortungsvoller Umgang mit vertraulichen Informationen

= DEIN PROFIL =

SPRACHLICHE ANFORDERUNGEN (NICHT VERHANDELBAR)

· Deutsch auf Muttersprachenniveau, keine Ausnahmen

· Fließendes Spanisch

· Fließendes Englisch

PERSÖNLICHE ANFORDERUNGEN

· Sehr hohe Lernbereitschaft und schnelle Auffassungsgabe

· Hohe Frustrationstoleranz bei Druck, Komplexität und wechselnden Prioritäten

· Proaktive Grundhaltung und Eigenverantwortung

· Bereitschaft, sich kontinuierlich weiterzuentwickeln und Feedback umzusetzen

MINDSET UND KULTURELLER FIT

Fehler dürfen passieren. Gleichgültigkeit gegenüber Qualität nicht.

Wir suchen Persönlichkeiten mit klarem Werteverständnis, hoher Eigenverantwortung und einem intrinsischen Anspruch an sorgfältige, präzise Arbeit. Hohe Standards an sich selbst sind Voraussetzung, nicht Ziel.

= ENTWICKLUNGSPERSPEKTIVE =

Diese Rolle ist keine Assistenz-Endstation und keine Backoffice-Laufbahn. Scipio & Partners entwickelt keine Profile, die dauerhaft im Hintergrund bleiben. Jede Rolle ist darauf ausgelegt, ein tiefes Verständnis für Markt, Kunde und Wertschöpfung zu entwickeln.

Nach Abschluss des einjährigen Trainee-Programms bestehen, abhängig von Leistung, Interesse und Fit, zwei klare Entwicklungspfade.

GENERAL-MANAGEMENT-TRACK

· Entwicklung in Richtung Business Development, Operations und Marketing

· Übernahme markt- und vertriebsnaher Steuerungs- und Koordinationsrollen

· Aufbau unternehmerischer Verantwortung und Marktzugang

· Möglichkeit eine eigene Firma aufzubauen

CONSULTING-TRACK

· Mitarbeit in Beratungsprojekten

· Strukturierung komplexer Fragestellungen

· Analyse, Vorbereitung und Umsetzung von Kundenarbeit

· Perspektivisch aktive Rolle in Mandaten

= DAS ANGEBOT =

· Einjähriges Trainee-Programm mit klarer Entwicklungslogik (1.400 € brutto pro Monat während Trainee Zeit)

· Feste Anstellung von Beginn an

· Enge Zusammenarbeit mit dem Geschäftsführer und globalen Führungspersönlichkeiten

· Extrem steile Lernkurve und reale Verantwortung - du erlernst unternehmerisches Denken

· Klare Perspektive auf eine langfristige Zusammenarbeit bei beiderseitigem Fit

· Arbeitsort: Valencia, Spanien

= BEWERBUNG =

Bitte reiche ausschließlich einen Lebenslauf als PDF ein.

Der Lebenslauf muss:

· eine kurze Motivationssektion von mind. 3–4 Sätzen enthalten, aus der klar hervorgeht, warum dich genau diese Rolle bei Scipio & Partners interessiert (kein ChatGPT > wirklich rein aus der Seele heraus geschrieben Warum diese Rolle dich eventuell begeistern kann für einen längeren Zeitraum)

· als ein einzelnes PDF-Dokument eingereicht werden

· ein aktuelles Bewerbungsfoto enthalten

Lebensläufe ohne integrierte Motivationssektion, in anderer Form als PDF oder ohne Foto werden nicht berücksichtigt. Dies ist ein bewusster Filter. Wer Anforderungen nicht sorgfältig liest oder umsetzt, passt nicht zu unserer Arbeitsweise.

Bitte achte auf einen klaren, sauberen Aufbau, präzise Formulierungen und fehlerfreie Sprache. Inhaltliche Klarheit ist wichtiger als gestalterische Spielereien.

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DATENSCHUTZHINWEIS (GDPR)

Im Rahmen des Bewerbungsprozesses verarbeiten wir personenbezogene Daten gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (EU) 2016/679 (GDPR).

Bewerbungen, die über LinkedIn eingereicht werden, werden zunächst von LinkedIn Ireland Unlimited Company verarbeitet und auf deren Servern gespeichert. LinkedIn nutzt hierfür unter anderem Infrastruktur von Microsoft. Auf diese Verarbeitung, Speicherung oder Löschung der Daten durch LinkedIn haben wir keinen Einfluss. Es gelten insoweit ausschließlich die Datenschutzbestimmungen von LinkedIn.

Wir laden Bewerbungsunterlagen (insbesondere Lebensläufe im PDF-Format) ausschließlich zum Zweck der Durchführung des Auswahlverfahrens herunter und verarbeiten diese auf unternehmenseigenen, geschützten Systemen. Zugriff haben nur die unmittelbar am Auswahlprozess beteiligten Personen. Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nicht, sofern keine gesetzliche Verpflichtung besteht.

Rechtsgrundlage der Verarbeitung durch uns ist Art. 6 Abs. 1 lit. b GDPR (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f GDPR (berechtigtes Interesse an einem ordnungsgemäßen Bewerbungsverfahren).

Nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens löschen wir die von uns verarbeiteten Bewerbungsunterlagen, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen oder eine weitergehende Einwilligung vorliegt. Die Löschung von Daten, die von LinkedIn verarbeitet oder gespeichert werden, richtet sich ausschließlich nach den Regelungen von LinkedIn.

Bewerberinnen und Bewerber haben die Rechte nach Art. 15–20 GDPR gegenüber den jeweils verantwortlichen Stellen.